Столкнулся на работе с одной проблемой. Сотрудники моего управления тратят много времени на поск документов. Разные отделы ведут разные направления. И даже внутри отделов разные сотрудники ведут слабо пересекающие направления. Для получения данных с соседних направлений много бегают друг к другу. Вся информация в основном в виде бумаг по различным папкам. В голове всего не удержишь. Вот и приходится лазить по полкам. Естественно это длительный процесс. В нашей конторе есть электронная система документооборота. Только сделана она на ужастной платформе и порой быстрее найти в папках нежели чем в ней.
Вот и возникла у меня идея создать электронный архив документов. Пусть бы в него сотрудники скидывали свои документы и могли брать оттуда необходимые. Поначалу думал о простом каталоге обмена. Даже сделал его. Сотрудники и сейчас кладут туда чтото. Только они называт файлы как хотят и ничего не найдешь. Да еще и могут удалить документы других сотрудников. Попытка призвать их к организованности даже на уровне руководства управления плодов не принесла. Давать правильные названия документам и раскладывание по разным папочкам дело трудоемкое. А все очень заняты. Начальник не стал их грузить моей идеей. У него и так забот много. Но отступать перед проблемой както нехорошо. Тем более когда есть перспектива мгновенно находить нужный документ без хождений прямо со своего рабочего места.
тогда начал смотреть на то что есть в мире по этому поводу. Раз пользователи не хотят лазить по папочкам то пусть будет поисковая система над общей кучей документов. Как обычный поисковик в интернете.
Еще одна замена папкам - это метки, как в блогах и на форумах. Только - это лишняя операция при внесении документа в систему. А этого так не хочется делать. Вспоминаю наш документооборот. Там так много приходится прыгать между разными полями документа при внесении.
Значит всю информацию о документе нужно сосредоточить в одной строке. Пусть пользователь описывает документ в одной строчке и пишет туда все необходимые атрибуты, которые в последствии будет искать.
естественно система должна быть клиент-серверная. Наибелее лучшее решение предсталялось на php+mysql. В мускуле можно организовать бымтрый поиск по текстовому полю длинной 255 символов. Вот и будетнаше поле описания документа.
А файлы пусть скидываются в отдельный каталог на сервере. Благо связисты мне выдлили10 га на начало проекта и увеличить обещали при необходимости.
Интерфейс нарисовался мгновенно. Сотрудники могли складывать свои файлы через веб браузер на интранетовском сервере. Система дополнительно разделяла документы на владельцев и дописывала время создания. Поиск мгновенно выдавал список необходимых документов. И можно было скачать документ к себе на компьютер.
Все бы хорошо, да только внесение документов через веб интерфейс не совсем удобно. Приходится обязательно заходить в систему. Лучше если была бы возможность отправлять документы в систему из того места где сейчас находится пользователь (из проводника по файловой системе, из программ обработки офисных документов и пр.). Самым естественным решением стала электронная почта. На файле можно нажать правую кнопку мыши и выпавшем меню выбрать "отправить". Файл вложится в письмо. Останется только набрать адрес и ввести текст сообщения. Подобную операцию по отправке текущего редактируемого документа можно выполнить прмо из соответствующего редактора или просмотрщика. Для этого достаточно выбрать пункт в меню или нажать на кнопке в панели инструментов.
таким образом родилась идея завести для системы электронный ящик по приему сообщений-документов и обработчик для переноса документов из ящика в систему. Ивсе стало намного проще. Пользователи стали кидать документы в систему с большим энтузиазмом и в значительно больших объемах.
Естественно пользователи захотели большего удобства. Но тут на помощь пришла современная офисная техника.
Нам недавно на этаж поставили новнький копир. И в нем есть одна приятная функция. Он умеет сканировать документы и отправлять их на электронную почту выбираемого пользователя. Я прописал всех сотрудников управления в копире и работа пошла. Пользователи сканировали свои бумаги, отправляли их к себе на почту с копира. А на своем копьютере перенправляли их на почтовый ящик электронного архива прописав название документа в теме письма.
но и на этом усовершенствования не закончились. Народ очень ленился. Не хотели набирать адрес архива на клавиатуре и вводить длинные тексты с реквизитами документа. Хотели они все делать мышкой. У нас стоит the bat в качестве почтового клиента. А там есть выпадающий список в письме в адресной строке со списком последних адресатов. Таким образом выбор адреса стал проще за один щелчек.
Осталась главная проблема - название документа. Со сканера приходило письмо с номером документа в теме. Естественно этот номер для нас бесполезен. Нужно ручками вбивать название документа. Но и тут удалось применить небольшой инструмен. На помощь пришел всем извесный FineReader. Нам в прошлом году поставили его очередную версию. И мне удалось найти у этого пакета одну очень полезную утилиту - распознавание с экрана в буфер обмена. Раньше почему-то я этим не пользовался.
теперь пользователь открывал отсканированный документ, выделял мышкой необходимую часть скана, распознавал и вставлял в тему письма. Вот и весь процесс отправки документа в систему.
таким образом получили весьма стройный продукт для хранения, поиска и легкого добавления документов благодаря сопряжению нескольких стандартных инструментов.
Вот и возникла у меня идея создать электронный архив документов. Пусть бы в него сотрудники скидывали свои документы и могли брать оттуда необходимые. Поначалу думал о простом каталоге обмена. Даже сделал его. Сотрудники и сейчас кладут туда чтото. Только они называт файлы как хотят и ничего не найдешь. Да еще и могут удалить документы других сотрудников. Попытка призвать их к организованности даже на уровне руководства управления плодов не принесла. Давать правильные названия документам и раскладывание по разным папочкам дело трудоемкое. А все очень заняты. Начальник не стал их грузить моей идеей. У него и так забот много. Но отступать перед проблемой както нехорошо. Тем более когда есть перспектива мгновенно находить нужный документ без хождений прямо со своего рабочего места.
тогда начал смотреть на то что есть в мире по этому поводу. Раз пользователи не хотят лазить по папочкам то пусть будет поисковая система над общей кучей документов. Как обычный поисковик в интернете.
Еще одна замена папкам - это метки, как в блогах и на форумах. Только - это лишняя операция при внесении документа в систему. А этого так не хочется делать. Вспоминаю наш документооборот. Там так много приходится прыгать между разными полями документа при внесении.
Значит всю информацию о документе нужно сосредоточить в одной строке. Пусть пользователь описывает документ в одной строчке и пишет туда все необходимые атрибуты, которые в последствии будет искать.
естественно система должна быть клиент-серверная. Наибелее лучшее решение предсталялось на php+mysql. В мускуле можно организовать бымтрый поиск по текстовому полю длинной 255 символов. Вот и будетнаше поле описания документа.
А файлы пусть скидываются в отдельный каталог на сервере. Благо связисты мне выдлили10 га на начало проекта и увеличить обещали при необходимости.
Интерфейс нарисовался мгновенно. Сотрудники могли складывать свои файлы через веб браузер на интранетовском сервере. Система дополнительно разделяла документы на владельцев и дописывала время создания. Поиск мгновенно выдавал список необходимых документов. И можно было скачать документ к себе на компьютер.
Все бы хорошо, да только внесение документов через веб интерфейс не совсем удобно. Приходится обязательно заходить в систему. Лучше если была бы возможность отправлять документы в систему из того места где сейчас находится пользователь (из проводника по файловой системе, из программ обработки офисных документов и пр.). Самым естественным решением стала электронная почта. На файле можно нажать правую кнопку мыши и выпавшем меню выбрать "отправить". Файл вложится в письмо. Останется только набрать адрес и ввести текст сообщения. Подобную операцию по отправке текущего редактируемого документа можно выполнить прмо из соответствующего редактора или просмотрщика. Для этого достаточно выбрать пункт в меню или нажать на кнопке в панели инструментов.
таким образом родилась идея завести для системы электронный ящик по приему сообщений-документов и обработчик для переноса документов из ящика в систему. Ивсе стало намного проще. Пользователи стали кидать документы в систему с большим энтузиазмом и в значительно больших объемах.
Естественно пользователи захотели большего удобства. Но тут на помощь пришла современная офисная техника.
Нам недавно на этаж поставили новнький копир. И в нем есть одна приятная функция. Он умеет сканировать документы и отправлять их на электронную почту выбираемого пользователя. Я прописал всех сотрудников управления в копире и работа пошла. Пользователи сканировали свои бумаги, отправляли их к себе на почту с копира. А на своем копьютере перенправляли их на почтовый ящик электронного архива прописав название документа в теме письма.
но и на этом усовершенствования не закончились. Народ очень ленился. Не хотели набирать адрес архива на клавиатуре и вводить длинные тексты с реквизитами документа. Хотели они все делать мышкой. У нас стоит the bat в качестве почтового клиента. А там есть выпадающий список в письме в адресной строке со списком последних адресатов. Таким образом выбор адреса стал проще за один щелчек.
Осталась главная проблема - название документа. Со сканера приходило письмо с номером документа в теме. Естественно этот номер для нас бесполезен. Нужно ручками вбивать название документа. Но и тут удалось применить небольшой инструмен. На помощь пришел всем извесный FineReader. Нам в прошлом году поставили его очередную версию. И мне удалось найти у этого пакета одну очень полезную утилиту - распознавание с экрана в буфер обмена. Раньше почему-то я этим не пользовался.
теперь пользователь открывал отсканированный документ, выделял мышкой необходимую часть скана, распознавал и вставлял в тему письма. Вот и весь процесс отправки документа в систему.
таким образом получили весьма стройный продукт для хранения, поиска и легкого добавления документов благодаря сопряжению нескольких стандартных инструментов.
Сообщения
Комментариев нет:
Отправить комментарий